Backoffice: Como funcionam os bastidores das empresas? 

Em filmes, séries e novelas vemos os atores performarem seus papéis para transmitirem ideias e emoções aos telespectadores. Porém, para que essas obras deem certo, é necessário que antes haja o trabalho de várias outras pessoas por trás das câmeras. E no ambiente empresarial não é diferente! 

Assim como os atores são quem aparecem nos filmes, nas empresas existem funcionários responsáveis por tratar direta e diariamente com os clientes, como os que trabalham nas áreas de relacionamento e vendas, por exemplo. Contudo, existem, também, os colaboradores que não atuam na “linha de frente do negócio”. E são exatamente estes que fazem parte do backoffice (parte de trás do escritório, em tradução literal). 

A importância de um backoffice bem estruturado
Igualmente responsáveis pelo desempenho da empresa, os profissionais que atuam por trás dos panos garantem o funcionamento de áreas essenciais, como nos departamentos de operações, financeiro, marketing, recursos humanos, entre outros. 

Assim, é através do trabalho deles que processos são construídos, planejamentos são executados e problemas são evitados e/ou resolvidos antes mesmo de chegarem aos ouvidos do cliente. Ao pensarmos mais afundo nesse conceito, podemos ir além e “dividir” o backoffice em categorias, onde cada setor é responsável pela estruturação de processos internos que favoreçam o crescimento e longevidade do negócio: 

Redução e controle de custos
Um bom backoffice financeiro é capaz de construir um controle de caixa efetivo e aplicar ferramentas capazes de previsionar todos os gastos e recebimentos da empresa, permitindo, assim, criar e executar ações capazes de frear custos exacerbados, aumentar a retenção de ganhos ou evitar grandes prejuízos. 

Análise e projeção de dados
Quando se tem um departamento que atua no backoffice de inteligência e BI (Business Intelligence), sua empresa passa, através de aplicabilidade de conceitos e ferramentas de data science, a tratar os dados da maneira diferente, fazendo com que eles, entre outras usabilidades, trabalhem a seu favor na hora de tomar decisões importantes, que vão definir os rumos e o futuro do negócio. 

Lançamento de campanhas e divulgações assertivas
Através de um time responsável por cuidar do backoffice do Marketing, a empresa pode alcançar horizontes inimagináveis. Seu cliente fica mais perto de sua marca, seus produtos são divulgados para o público certo, sua presença institucional se fortalece, a prospecção de novos parceiros capazes de contribuir com o negócio aumenta e uma série infindável de possibilidades se abre diante de seus olhos. 

Otimização e fluidez de processos
Aqui, podemos citar dois backoffices que trabalham em conjunto: O operacional e o administrativo. Tanto no interno, quanto no externo, esses dois setores são responsáveis por fazer com que os processos definidos pelos diretores da empresa sigam seu curso conforme o planejado, gerindo e tomando todas as decisões e atitudes necessárias para garantir que isso ocorra, além de, quando julgarem necessário, propor alterações que deixem estes mesmos processos ainda mais fluidos e eficazes.  

Gerenciamento de aptidões e qualidades
O backoffice conhecido como Recursos Humanos ou, simplesmente, RH, é aquele responsável por gerir pessoas e explorar talentos. É graças a ele que os colaboradores são incentivados a trabalhar com motivação, falando a mesma linguagem da empresa e realmente “vestindo a camisa” para atuar com base nos ideais expostos pela diretoria. Além disso, também são eles os responsáveis por captar e gerenciar cada talento existente no negócio, delegando-os de maneira inteligente entre as áreas que mais ornam com as aptidões de cada funcionário. 

Proteção dos interesses e resguardo
Com uma equipe qualificada para agir no backoffice jurídico, sua empresa está preparada para todo tipo de batalha legal que possa vir pela frente. É função deles elaborar contratos sólidos e de fácil interpretação, que transmitam de maneira clara e objetiva as responsabilidades dela para com seus funcionários, clientes e fornecedores e vice-versa. Além disso, também são eles os “guarda-costas” que ficam de prontidão para te defender sempre que necessário, seja em processos judiciais, intimações ou qualquer outra designação jurídica que exija atenção imediata. 

Embora ainda existam muitos outros backoffices que podem ser citados, todos estes serviram de exemplo para que você entenda a importância de ter uma equipe o mais completa e preparada possível, que fará de tudo para que sua linha de frente trabalhe com mais facilidade e cometa o menor número de erros possível. Lembre-se de que toda plantação cresce melhor em um terreno bem preparado!