Aging List: a importância de saber a “idade” de suas contas

Contas, contas e mais contas. A grosso modo, o mundo dos negócios se resume a isso, afinal, toda empresa possui débitos a pagar (salários de colaboradores, encargos com fornecedores…) e a receber (de produtos vendidos e serviços prestados). Sempre foi, será e é assim que a máquina empresarial gira. Mas isso também não significa que tudo deva ser um “Deus nos acuda”.

Hoje em dia, existem diversas ferramentas que ajudam empreendimentos mundo à fora a controlarem e organizarem melhor suas finanças. E, nesse quesito, existe uma muito eficaz chamada Aging List!

Como funciona uma Aging List?
Normalmente feita em forma de planilha, a “lista de envelhecimento” (nome em português) nada mais é do que um relatório completo e detalhado de todos os títulos que uma empresa deve receber e pagar.

Classificada por despesa e por data, essa lista permite que o responsável pelas finanças da empresa saiba exatamente as datas de vencimento de cada conta, possibilitando, assim, prever todos os seus gastos (claro, sem contar os imprevistos) e ganhos futuros.

Diferenças entre Aging List e Fluxo de Caixa
O Fluxo de Caixa é um dos mecanismos de controle financeiro mais conhecidos que existem, já que, de maneira simples, permite previsionar os valores somados de todas as movimentações da empresa.

A Aging List, por sua vez, mostra detalhadamente a situação de cada conta que envolva o negócio. Assim, por elencar exatamente quem, quando e quanto o negócio deve ou é devido, ela é tida como uma ferramenta complementar do fluxo de caixa, ajudando, inclusive, a identificar e reduzir os níveis de inadimplência de seus clientes.

Por conter um maior volume de informações, é verdade que a lista de envelhecimento, quando comparada ao Fluxo de Caixa, é um pouco mais trabalhosa e, dependendo da quantidade de dados, demorada de ser feita. Porém, é um esforço completamente recompensador e que, de curto a longo prazo, não trará nada além de benefícios para sua empresa.

Principais vantagens
Com uma lista bem estruturada em mãos, que dispõe, inclusive, os títulos já vencidos, o seu negócio só tem a ganhar, pois, como já dizia a expressão, “A preparação é a chave para o sucesso e a vitória”. Desse modo, através de uma Aging List, seu negócio poderá:

Ter maior controle e organização de débitos já vencidos e a vencer;
Diagnosticar possíveis falhas e, consequentemente, soluções em suas estratégias de cobrança;
Previsionar seus ganhos e gastos;
Fornecer informações relevantes, que ajudarão seus gestores a melhorarem sua capacidade de tomar decisões mais acertadas;
Resgatar valores em atraso;
Conhecer melhor o perfil de seus devedores (em nosso blogpost, inclusive, mostramos os 4 tipos existentes de inadimplentes e como você pode lidar com cada um deles);
Entender seus níveis de inadimplência;
Planejar e verificar o andamento de um planejamento estratégico de cobranças e pagamentos;
E por aí vai!

Quais informações devem constituir uma Aging List?
Para sua lista ser realmente efetiva, é necessário que as informações nela contidas sejam pensadas de acordo com a realidade de seu negócio. Outro fator importante é alimentar e atualizar constantemente esses dados, para que sempre estejam condizentes com o atual momento financeiro da empresa. Agora, sem mais delongas, vamos às informações:

Datas de vencimento de pagamentos e recebimentos;
Nome dos devedores e recebedores;
Especificações de cada pagamento (parcelado, à vista, boleto, depósito, pix, no dinheiro, etc…);
Situação de fornecedores e clientes;
Divisão entre gastos e ganhos;
Divisão de períodos (uma semana, uma quinzena, um mês, um semestre, um ano…);
Divisão de grupos (pagos, atrasados e a vencer);
Taxas de juros;
Tipos de gastos (fixos ou variáveis);
Entradas e saídas de valores.

Prioridade de débitos
Depois de criar e analisar com calma sua Aging List, é possível entender suas prioridades e, assim, definir estratégias de cobrança eficazes para recuperar débitos em atraso e evitar que contas futuras cheguem ao vencimento.

Para isso, sempre leve em consideração o valor e a antiguidade de cada dívida e, da mesma forma, o perfil de cada cliente vinculado a ela. É muito melhor concentrar seus esforços para, por exemplo, reverter uma dívida grande e de longa data, porém, pertencente a uma pessoa que você sabe que terá menos problemas para realizar o pagamento.